Les Archives de l’État prennent en charge les documents à conserver durablement quel que soit leur support. Selon l’article 7 LArch, les documents électroniques sont en effet assimilés aux documents sur papier. La prise en charge de documents électroniques nécessite une gestion électronique des affaires efficace.
Principe de l’archivage numérique
La politique de l’archivage numérique des Archives de l’État de Berne fixe les principes. Les Archives de l’État conforment leur archivage numérique aux normes et recommandations usuelles, et en particulier au modèle de référence OAIS (open archival information system).
Collecte de documents numériques
La prise en charge de documents par les Archives suit un processus entériné (Ingest), qui définit de manière vérifiable sous quelle forme et avec quelles métadonnées les documents sont pris en charge. Ainsi, pour chaque document électronique archivé, un paquet de métadonnées descriptives est répertorié dans le système d’information archivistique. Ces métadonnées permettent de classer les documents dans la structure d’archivage et de trouver les données primaires. Les métadonnées techniques sont à leur tour sauvegardées dans un paquet d’informations archivistiques.
L’archivage numérique, un processus continu
L’archivage numérique est un processus continu jamais achevé qui nécessite sans cesse de nouvelles mesures. Les documents sont conservés dans un petit nombre de formats de fichiers pérennes adaptés à l’archivage, qui s’accordent aux conditions environnementales à mesure qu’elles se modifient. Ainsi, l’information est conservée et peut être utilisée même à de nouvelles conditions.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur la gestion des affaires électroniques ici: