Das Archiv übernimmt archivwürdige Unterlagen unabhängig von ihrem Datenträger. Digitale Unterlagen sind gemäss Art. 7 ArchG den Papierunterlagen gleichgestellt. Voraussetzung für die Übernahme von digitalen Unterlagen ist eine funktionierende elektronische Geschäftsverwaltung.
Grundsätze der digitalen Archivierung
In der Policy für die digitale Archivierung des Staatsarchivs Bern sind die Grundsätze der digitalen Archivierung festgehalten. Das Staatsarchiv orientiert sich bei der digitalen Archivierung an gängigen Standards und Empfehlungen, insbesondere am OAIS-Referenzmodell (Open archival information system).
Übernahme von digitalen Unterlagen
Die Übernahme von Unterlagen ins Archiv erfolgt gemäss einem dokumentierten Prozess (Ingest). Es ist in verifizierbarer Weise definiert, in welcher Form und mit welchen Metadaten Unterlagen übernommen werden. Zu den archivierten digitalen Unterlagen wird im Archivinformationssystem (AIS) ein Mindestsatz von deskriptiven Metadaten verzeichnet, die der Einordnung in die Archivtektonik sowie der Auffindbarkeit der Primärdaten dienen. Die technischen Metadaten wiederum werden im Archivinformationspaket abgespeichert.
Digitale Archivierung als kontinuierlicher Prozess
Die digitale Archivierung ist ein kontinuierlicher, nie abgeschlossener Prozess, der immer neue Massnahmen erfordert. Unterlagen werden in einer kleinen Anzahl langlebiger archivtauglicher Dateiformate erhalten, die jeweils den sich verändernden Bedingungen des Umfelds angepasst werden. Damit bleibt die Information erhalten und kann auch unter neuen Bedingungen genutzt werden.
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