Communes

Les organes des communes et de leurs collectivités sont soumis selon la LArch à l’obligation d’archiver et pourvoient en conséquence à la collecte, au classement et à l’archivage des documents. Chaque commune archive elle-même ses documents et les rend accessibles au public dans le cadre des dispositions légales en vigueur.

La gestion et l’archivage de documents au niveau de la commune sont régis par l’ordonnance de Direction sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes).

Les annexes 1 à 4 de l’ODArch communes présentent les délais de conservation minimaux et des propositions d’évaluation pour les différentes catégories de documents. Ces annexes sont destinées aux communes municipales, aux communes et corporations bourgeoises, aux paroisses et aux conférences régionales. Il est à noter qu’elles ne sont pas exhaustives et ne comprennent pas tous les documents des communes.

Pour toutes informations générales sur les archives des communes, adressez-vous à l’Office des affaires communales et de l’organisation du territoire.

La commune désigne l’organe qui sera responsable de la surveillance de la gestion régulière des documents et de la gestion des archives. Il s’agit normalement du Conseil communal.

La surveillance cantonale des archives communales est assurée par les préfets et préfètes. Il leur incombe donc, dans le cadre de leurs activités de surveillance ordinaire, de vérifier si nécessaire que l’archivage dans les communes est correct et de mettre en œuvre les rectifications éventuellement nécessaires. Si une inspection des archives communales par la préfecture fait apparaître des manquements, les Archives de l’État en sont informées. Celles-ci se mettent volontiers à disposition pour tout conseil ou visite des lieux. 

Partant du principe que chaque échelon de l’État veille lui-même à l’archivage de ses documents, les Archives de l’État ne se chargent pas des archives des communes. En revanche, en leur qualité d’organe spécialisé cantonal, les Archives de l’État peuvent conseiller les communes sur les questions relatives aux archives. Elles exercent en outre la surveillance de la section historique des archives communales (documents jusqu’à 1900) et peuvent édicter des directives à ce sujet.

Les Archives de l’État se rendent volontiers sur place pour discuter avec les responsables des solutions et des stratégies visant à remédier aux éventuels problèmes. Elles rédigent ensuite un rapport écrit à l’intention de la commune. Si une commune connaît des difficultés dans les dépôts d’archives (dégâts d’eau, humidité, moisissures, etc.), il lui est possible de faire appel aux conseils des Archives de l’État. La consultation unique est gratuite.