Die Organe der Gemeinden und Körperschaften unterstehen gemäss ArchG der Archivierungspflicht und sorgen entsprechend für die Sicherung, Ordnung und Archivierung ihrer Unterlagen. Jede Gemeinde archiviert ihre Unterlagen eigenständig und macht sie der Öffentlichkeit im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen zugänglich.
Vorgaben der Direktion für Inneres und Justiz
Die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen auf Stufe Gemeinde ist gemäss der Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden) geregelt.
In den Anhängen 1 bis 4 ArchDV Gemeinden sind für einzelne Unterlagenkategorien verbindliche Mindestaufbewahrungsfristen und eine weiterführende Bewertungsempfehlung enthalten. Diese Anhänge richten sich an Einwohnergemeinden, Burgergemeinden, Kirchgemeinden und Regionalkonferenzen. Bitte beachten Sie, dass diese Anhänge nicht abschliessend sind und nicht alle Unterlagen der Gemeinden umfassen.
Auskunft über generelle Fragen zu Gemeindearchiven erteilt das Amt für Gemeinden und Raumordnung.
Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten
Amt für Gemeinden und Raumordnung - Abteilung Gemeinden
Aufsicht über die Gemeindearchive
Die Gemeinde bezeichnet das für die kommunale Aufsicht über die Unterlagenverwaltung und die Archivführung verantwortliche Organ. Normalerweise handelt es sich dabei um den Gemeinderat.
Die kantonale Aufsicht über die Gemeindearchive nimmt die jeweilige Regierungsstatthalterin oder der Regierungsstatthalter wahr. Es obliegt den Regierungsstatthalterämtern, im Rahmen ihrer ordentlichen Aufsichtstätigkeiten die ordnungsgemässe Archivierung in den Gemeinden soweit nötig zu kontrollieren und allenfalls Korrekturen zu veranlassen. Treten bei der Inspektion der Gemeindearchive durch das Regierungsstatthalteramt Mängel zutage, so wird das Staatsarchiv informiert. Dieses steht gerne für eine Besichtigung vor Ort und eine Beratung zur Verfügung.
Beratung durch das Staatsarchiv
Gemäss dem Prinzip, dass jede staatliche Ebene eigenständig für die Archivierung ihrer Unterlagen besorgt ist, übernimmt das Staatsarchiv keine Archivalien der Gemeinden. Als kantonales Fachorgan kann das Staatsarchiv hingegen die Gemeinden in Fragen der Archivierung beraten. Es beaufsichtigt zudem die historische Abteilung der Gemeindearchive (Unterlagen bis 1900) und kann diesbezügliche Weisungen erlassen.
Das Staatsarchiv ist gerne bereit, die Regierungsstatthalterämter und die Gemeinden zu beraten und bei einem Besuch vor Ort Lösungsansätze und Strategien zur Behebung der Mängel mit den Verantwortlichen zu besprechen. In Anschluss dazu erstellt das Staatsarchiv einen schriftlichen Bericht zu Handen der Gemeinde. Hat eine Gemeinde Probleme mit der Beschaffenheit des Archivraums (Wasserschaden, Feuchtigkeit, Schimmelpilz, etc.) kann das Staatsarchiv beratend hinzugezogen werden. Die einmalige Beratung durch das Staatsarchiv ist für die Gemeinden kostenlos.